Comunicação Acadêmica: uso do e-mail

Padrão

Neste texto discutiremos alguns aspectos da comunicação acadêmica. Nada de teoria ou fundamentos da comunicação acadêmica, mas de aspectos práticos do principal instrumento utilizado para comunicação entre membros da comunidade acadêmica nos dias de hoje, o e-mail.

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A seguir estão algumas dicas de como potencializar o uso desta ferramenta no cotidiano:

COMUNICAÇÃO

Durante o envio de mensagens através do seu e-mail considere evitar as seguintes situações:

  • Enviar e-mail sem assinatura com nome e sobrenome.
  • Mensagem com escrita comprometedora ou excessivamente coloquial, sem correção gramatical ou ortográfica. Apesar da proximidade do vínculo acadêmico, não se esqueça que a relação é profissional e em algumas situações estas mensagens são como documentos. Aliás, ao contrário do que se representa na maioria das vezes, o e-mail é a principal ferramenta de comunicação PÚBLICA da atualidade. Sim, isto mesmo, pública! Portanto, se suas mensagens não são necessariamente privadas, elas podem ser encaminhadas ou transferidas para outros servidores. Não escreva algo que possa causar problemas no futuro caso o e-mail seja tornado público.
  • Envio de arquivos sem descrição do conteúdo no nome no arquivo. (Ex.: resenha.docx; meutrabalho.pdf; trabalho_versão5.docx). Imagine como deve ser difícil receber dezenas de arquivos por semana e ter que administrar todos eles.
  • Mensagens com emoticons. Você pode até querer ilustrar a sua emoção nas mensagens através dos emoticons, porém, uma mensagem de vínculo acadêmico não é o local mais apropriado. Guarde-os para dividir com seus amigos. 😜
  • Tenha cuidado ao escolher as saudações em mensagens acadêmicas, especialmente se será destinada a algum professor, diretor ou chefe.
  • Ao início de qualquer mensagem: apresente-se! São muitos contatos e, às vezes, apenas o nome pode não ser suficiente para recordar de imediato. Isto se torna desnecessário nos círculos mais próximos ou de contato mais frequente.
  • Ao enviar um e-mail para um desconhecido, cumprimente-o sendo o mais formal possível. Aguarde a resposta e deixe que o seu contato informe como prefere ser chamado. A forma mais educada para se cumprimentar alguém é o modo como ela deseja que o seja.
  • Ao responder um e-mail, na dúvida, cumprimente da mesma forma que foi cumprimentado.
  • Ao responder um email recebido de um desconhecido, avalie a forma com que o texto foi formatado e tente manter o mesmo padrão. Já é um ótimo começo.
  • Lembre-se sempre do uso correto de letras maiúsculas e minúsculas. Escrever completamente em um modo de capitalização (seja maiúscula ou minúscula) transmite preguiça  e desleixe. O uso de CAPSLOCK para escrever frases inteiras também deixa o texto rude, é desnecessário e sem função.
  • Sempre releia o e-mail antes de enviar. Erros de escrita e concordância podem ser identificados nesta releitura. Além disso, mensagens cheias de erros podem não ser levadas a sério (especialmente se for um contato solicitando um estágio ou trabalho, por exemplo).
  • Use exclamações e demais elementos de ênfase com cuidado. 
  • Mantenha a escrita formatada em fonte, tamanho e cor padrões. Sua fonte preferida pode ser a Comic Sans tamanho 14 cor vinho, mas convenhamos que ela não se encaixa bem nos padrões formais.
  • Não se esqueça, ao escrever um e-mail precisamos de objetividade. Nossas caixas de entrada recebem cada vez mais e-mails; precisamos de mais mensagens e menos novelas.
  • O assunto do e-mail não existe por acaso, ele serve para descrevermos com precisão sobre o que a mensagem trata.
  • Despeça-se apropriadamente. Alguns dos termos mais usados são: Atenciosamente, Cumprimentos, Muito obrigado, Sinceramente, Cordialmente, Obrigado.
  • Mantenha cópias de seus emails, tanto enviados quanto recebidos. No meio digital não há problemas com acúmulo de papel ou poeira, portanto, guarde tudo! Se preferir, organize os emails em pastas por função ou por ano, assim manterá a sua caixa de entrada apenas com o que está trabalhando no momento. E vale a pena reforçar, um dia você precisará daquele e-mail que excluiu por achar irrelevante.
  • Agradeça quando receber respostas, especialmente aquelas com atenção. Isso mostra que você valoriza o tempo do outro e um agradecimento pode fazer toda a diferença. Ao receber um documento importante, também é sempre bom responder a mensagem confirmando o seu recebimento.

MENSAGENS

Abaixo seguem alguns padrões de mensagens para nunca enviar ao seu professor/tutor/avaliador:

  • Bom dia. (…) Gostaria de saber se perdi algum conteúdo importante nas aulas que faltei. (…)
  • (…) Antes de me matricular, gostaria de saber se seu componente curricular será difícil. (…)
  • (…)Isto ou aquilo estará na avaliação? (…)
  • (…) Poderia me informar se eu preciso mesmo ler o livro do autor X (obrigatório)?
  • (…) Que tipo de atividade eu poderia fazer para conseguir pontos extra?
  • (…) Por que recebi a nota 3? (ou 4, 5, 6, etc.)

Algumas outras…

  • (…) Eu enviei o arquivo com o trabalho para o seu e-mail na data combinada, mas não entendo porquê não chegou em sua caixa de entrada.
  • Questões que poderiam ser respondidas em conversa com colegas ou pelo Mr. Google.

E-MAIL

Considere evitar as situações abaixo ao criar seu usuário de e-mail para uso acadêmico ou profissional:

  • Uso excessivo de números e símbolos no seu usuário (username).
  • Uso de diminutivos do seu nome, adjetivos ou metáforas. (Ex.: aninhasacks@mail.com; pablo-crazy@mail.com)
  • Não repita letras para conseguir um usuário de email (Ex.: joaosilvaaaa@mail.com).
  • Evite colocar sua profissão em seu usuário. Quem o (a) conhece certamente saberá disto, e caso contrário, acabará sendo informada por outro meio mais cedo ou mais tarde. Totalmente desnecessário. (Ex.: freud.psicanalise@mail.com; niemeyer-arquiteto@mail.com)
  • Caso seu nome ou sobrenome tenha as letras S ou Z, em hipótese alguma ouse trocá-las para conseguir o usuário que você quer. Apesar do som (muitas vezes) ser mantido na fala, a grafia não fica agradável. (Ex: carloscazagrande@mail.com)

Dicas:

  • Tente variações de abreviações funcionais e fáceis de memorizar, de seu nome e sobrenome. Pode ser útil inserir a inicial de seu segundo nome, abreviar algum sobrenome ou até o seu primeiro nome. Caso seu nome inteiro seja composto por um nome e até dois sobrenomes, vale a pena usá-lo tal como consta em seu registro de nascimento. (Ex.: pedroacabral@mail.com; pacabral@mail.com; pedroac@mail.com; palvaresc@mail.com; etc.).
  • Apesar de o sublinhado ou underline (_) ser mais utilizado, seu preenchimento requere a pressão da tecla shift. Como o objetivo é praticidade, se ao criar seu usuário for necessário o uso de símbolos, prefira utilizar ponto (.) ou hífen (-). Isso tornará a digitação mais rápida e prática.

ASSINATURA

Uma assinatura padronizada, consistente e simples, geralmente, transmite a ideia de profissionalismo nos contatos acadêmicos. Seu objetivo é maximizar o contato com aquele que recebe a mensagem. Esta assinatura será útil em e-mails formais com mensagens relativas ao vínculo acadêmico ou outras circunstâncias impessoais (pessoas com as quais você não possui um relacionamento próximo), especialmente mensagens que poderão ser encaminhadas a outros destinatários quando tratar de outros interesses.

Dicas:

  • Independente do tipo (formal ou informal), sempre é importante finalizar uma mensagem de e-mail com a assinatura de seu nome completo. Principalmente caso se você está enviando uma mensagem de um usuário de e-mail que é utilizado por muitas pessoas (Ex.: e-mail de turmas ou setores). Sem isto, seu e-mail torna-se rude, podendo ser inclusive ignorado por alguns.
  • Não utilize imagens ou logos na assinatura de e-mail. Dependendo do padrão de configuração de e-mail usado por você ou por quem o recebe (Rich-text, HTML, etc.) as imagens podem não ser incorporadas, ou aparecer como arquivo anexo ou como um hiperlink; perdendo assim toda a sua função. Além disto, elas aumentam o tamanho da sua mensageml e vários dispositivos bloqueiam o aparecimento de imagens para economia de dados. Se você usar o modo de texto padrão para editar sua assinatura, ela estará compatível com todos os provedores e dispositivos.
  • Assinaturas grandes acabam não sendo funcionais. Menos é mais.
  • Use uma fonte simples, tamanhos de 9 a 12, de preferência a fonte padrão de seu provedor. Algumas fontes com detalhes estéticos mais rebuscados, podem não ser traduzidas nos provedores de quem recebe sua mensagem.
  • Caso goste de personalização, você pode utilizar os recursos de negrito e itálico, com moderação. Cores nem sempre são transmitidas por todos os formatos, mas podem ser usadas caso não abra mão disto. Mas lembre-se, o preto continua sendo básico.
  • O uso de barra (|) pode ser interessante para separar informações em uma mesma linha como telefones, fax, endereço, etc. (Ex: Telefone | Móvel | Fax | Endereço)

Informações essenciais:

Nome (com abreviações ou não).

Telefone/Móvel/Fax (Usar formato 000-000-000)

Opcionais:

Posição/Profissão/Função/Cargo

Instituição/Centro/Faculdade/Unidade

Website/Media social relevante (Sem o prefixo http:// )

Exemplo:

Charles R. Darwin
Estudante, Centro de Artes
Universidade de Cambridge
121-80919-1882 | 288-19190-8121
darwin.co | @cdarwin | fb.com/cdarwin

Evite enquadrar as situações abaixo ao preparar sua assinatura de e-mail:

  • Inserir seu e-mail. Sem sombra de dúvidas essa é a prática comum mais inexplicável e redundante de todas. Ora, quem recebe o seu e-mail já o sabe por meios óbvios.
  • Sua titulação. Ela será necessária em outros meios, não neste. O reconhecimento virá a partir de seu nome e não da titulação. Este é um sinal de que se deseja desesperadamente um “extra” no status.
  • Links para rede social particular. Isto pode ser embaraçoso em algumas situações.
  • Passagens ou citações literárias ou para inspiração. Deixe isso para o seu Twitter ou Tumblr.

   

 


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